Наталья Карманова.Наталья Карманова.На ВГОКе, как и на любом крупном предприятии, есть свой архив и есть хранитель его – главный специалист ОДО по документоведению и архивной работе Наталья Карманова.

С ней и начальником отдела документационного обеспечения Жанной Павловой мы побеседовали о том, что представляет собой наш архив сегодня и каковы его перспективы.

Корр.:
– Какое значение имеет архив для предприятия?

Ж. Павлова:

– Начать с того, что федеральное законодательство нас обязывает хранить любые образующиеся в результате деятельности Общества документы. У них разный срок хранения – от года до 75 лет, но в течение положенного времени они должны быть доступны для работы. И за сохранность архива несет ответственность генеральный директор – именно в силу важности этого подразделения для предприятия. В архиве хранится большой пласт научно-технической и производственной документации: оригиналы приказов и распоряжений руководства, чертежи, техусловия, стандарты, планы ликвидации аварий, отчеты профильных служб, бухгалтерии, характеристики оборудования, договоры… Какое направление деятельности комбината ни возьми, везде формируется массив документов, а где их хранить? В архиве. В нем формируется огромный объем информации, которая может быть востребована в любой момент, как для нужд производства, так и при подготовке различных справок, юбилейных мероприятий, памятных адресов, при ответе на запросы граждан, силовых структур и т.д.

Н. Карманова:

– Есть документы, которые должны храниться очень долго, вплоть до 75 лет – личные дела, например. И связано это, прежде всего, с важностью сведений о людях, которые работали на нашем предприятии. К нам обращаются из Пенсионного фонда и частные лица для подтверждения стажа при выходе на пенсию, при восстановлении утерянных трудовых книжек. Бывает, люди интересуются историей своей семьи, разыскивают предков. Кстати, таких заявок сейчас очень много. Нахожу приказы, личные дела, штатные расписания, должностные инструкции, лицевые счета и другие документы и выдаю справку, включая все добытые сведения. Остались даже документы 1929 года – вот этот стеллаж с пожелтевшими от времени книгами учета, личные дела, хотя и срок хранения вроде вышел, но не уничтожаем, вдруг людям пригодится. Конечно, в старых документах очень скупая информация, трудно найти что-то существенное о людях. Это сейчас отдел кадров сдает содержательные личные дела – с фотографиями, полными сведениями о работавших и составе семьи.

Корр.:
– Как же в этой массе стеллажей с папками найти нужный документ?

Н. Карманова:

– Если все правильно подшить и пронумеровать, расставить по местам, то найти просто. Главное – системный подход. Раскладываю папки по годам, по подразделениям, присваиваю делам индексы, делаю описание содержимого папок.

Ж. Павлова:

– Наталья Евгеньевна – специалист с профильным образованием, закончила УрГУ им. А. М. Горького по специальности «Историко-архивоведение». У нее – идеальный порядок в хранилище, все полки снабжены табличками, ярлыками, папки расположены по порядку. Работать с этим «хозяйством» ей достаточно просто, но она сама себе создала такие условия.

Корр.:
– Соответствует ли наш архив предъявляемым к такого рода учреждениям требованиям?

Ж. Павлова:

– Конечно, по техническим параметрам он не выдерживает никакой критики. Находится на производственной площадке, на территории шахты «Магнетитовая», в бывших душевых, и хотя там вставлены пластиковые окна и сделан кое-какой ремонт, этого, конечно, мало. Документы в бумажном виде подвержены воздействиям окружающей среды, и должны быть различные измерительные приборы для определения температуры, влажности и других параметров. А кроме того, должны быть и приборы, которые устанавливают оптимальный для хранения режим в помещении, нейтрализуют губительное воздействие пыли, грибка и т.д. Недостаточна освещенность помещений, и это уже из раздела условий труда для работника архива. Хотя в сегодняшних реалиях мы рады и просторным площадям, и обилию стеллажей, то есть готовности архива к приему новых поступлений. Как-то во время курсов в Москве меня поразил рассказ архивариусов одной нефтедобывающей компании о закрытых шкафах для хранения, снабженных электроникой и, конечно, различными приборами-регуляторами. С тех пор прошло 10 лет, но о такой классной оснащенности мы по-прежнему можем только мечтать.

Н. Карманова:

– Зато у нас есть оборудование – термопереплетчик, который позволяет оформлять дела быстро и красиво. Конечно, приходится и вручную сшивать тома, и эта работа требует не просто аккуратности, но и больших мышечных усилий, «волшебная» машинка нас здорово выручает. Если говорить о требованиях к архиву как к хранилищу документов, то, считаю, требования выполняются. Во всех подразделениях ежегодно создается номенклатура дел. По истечении года документация, подлежащая длительному и постоянному хранению, поступает к нам, мы ее регистрируем, подшиваем, и, таким образом, архив все время пополняется, расширяется.

Корр.:
– Какое-то развитие архивного дела у нас предполагается?

Ж. Павлова:

– Я вижу развитие архива в автоматизации процессов. Наверняка есть быстрый способ перевода солидного объема документов на бумажных носителях в электронный вид. С помощью обычных офисных сканеров это, конечно же, нереально. Таково веяние времени, все равно рано или поздно мы должны прийти к электронному хранилищу. Кстати, и работать с такими документами намного удобнее. И шаги к цифровому будущему мы делаем. Пришло приглашение из Екатеринбурга на семинар по электронному документообороту, где фирмой-разработчиком будут представлены новые технологии в этой области и проведено обучение пользованию этим программным продуктом. Наталья Карманова, конечно, поедет на этот семинар, совместно со специалистами ДИТ. Также мы продумываем тему популяризации исторических архивных материалов. Можно делать выставки наиболее интересных экземпляров документов, готовить публикации в СМИ о значимых событиях в жизни предприятия, для желающих самостоятельно работать с архивом – организовать небольшой читальный зал. Культуру работы с документами мы продолжим пропагандировать в рамках проводимых нашим отделом ежегодных семинаров для секретарей и лиц, ответственных за делопроизводство в подразделениях. В общем, архив располагает к творчеству и развитию исторической тематики. Во всяком случае, мы за него отвечаем и обязаны сделать все для сохранности документов. Пока жив комбинат, у него должен быть свой архив.

Ирина Семенова.

Фото автора.