В августе отдел документационного обеспечения отмечает свое десятилетие.
За этот период ОДО пережил множество нововведений и существенно расширил круг своей деятельности в соответствии с требованиями времени, влияющими на весь процесс управления документационными потоками.
В настоящее время отдел включает в себя бюро по обработке корреспонденции, которое занимается приемом и регистрацией входящих и исходящих писем, обработкой внутренней корреспонденции, командировочных документов, служебных и докладных записок, справочной информации, тесно сотрудничает с почтовым отделением, производит курьерскую доставку документов по городу и организует отправку экспресс-почтой. Объем работы – колоссальный: более 2 тысяч принятых факсов, 4 тысячи зарегистрированных служебных записок и почти 5 тысяч входящих писем ежегодно. Вся эта работа находится в «золотых» руках начальника бюро по обработке корреспонденции Елены Метелевой и уникального в своей работоспособности инспектора Надежды Девятовой.
Еще один важный блок работ вверен обаятельному специалисту по договорной работе Ольге Марченко. Она осуществляет сопровождение процедуры согласования около 8 тысяч проектов договоров, приложений к ним и допсоглашений и обеспечивает их передачу подписантам, регистрацию и хранение, работает с СЭД Договоры и КИС «ГАЛАКТИКА».
В составе отдела также машинистка, в обязанности которой входит копирование, сканирование, печать документов, почетных грамот, открыток, формирование первичного архива отдела. С середины июня нынешнего года к отделу присоединились секретарь Инна Ципилева, настоящая хозяйка приемной руководства, и главный специалист (по документоведению и архивной работе) Наталья Карманова, которую пригласили работать в архив комбината с шахты «Естюнинская». По словам начальника ОДО Жанны Павловой, специалиста-архивоведа по образованию очень сложно отыскать, и грамотная, ответственная Наталья – настоящая находка для ВГОКа.
По ряду причин архив комбината работал по старинке, номенклатура дел на комбинате оставалась неизменной с 2003 года. Однако есть уверенность, что, являясь теперь частью ОДО, архив сумеет к концу декабря организовать утверждение новой, актуализированной номенклатуры дел, соответствующей нашим реалиям. Об этом обязательно позаботится начальник отдела документационного обеспечения Жанна Павлова.
Ею, кстати, и создавался отдел в том виде, в каком он сейчас есть. И эта работа не осталась без внимания руководства: трижды Жанне Павловой присваивалось звание «Лучший по профессии», вручалась Почетная грамота Горнозаводского округа, ее фотография была размещена на Доске почета. Но по мнению Жанны Валерьевны, успехи отдела – не только в умелом руководстве, но и в постоянном стремлении к повышению уровня профессиональных знаний: сотрудники подразделения обучались в Москве, Санкт-Петербурге, Екатеринбурге, знакомились с работой коллег на НТМК и КГОКе. В ОДО поступала специальная литература, в том числе профессиональная периодика. Благодаря этому постоянному движению вперед, умению развиваться и соответствовать современным требованиям, специалисты отдела всегда способны организовать делопроизводство на должном уровне.
На ее плечах – вся организационная работа, касающаяся управления документооборотом на предприятии. Она следит, чтобы вертикаль исполнительской дисциплины была выстроена правильно и заведенный порядок соблюдался на всех уровнях.
Это касается, в частности, работы в СЭД ОРД. Порядка двух тысяч проектов приказов и распоряжений руководства поступают начальнику ОДО на контрольную проверку ежегодно. Затем в электронном виде они отправляются по своему маршруту. Каждый участник процедуры согласования имеет в своем распоряжении сутки, в течение которых он должен вынести решение.
На следующем этапе электронный документ попадает на согласование в Дирекцию по корпоративной защите, а затем снова к начальнику ОДО – для подписания руководителем и регистрации.
С целью регламентирования документооборота на предприятии полгода назад Жанна Павлова разработала и выпустила в свет инструкцию по документационному обеспечению ОАО «ВГОК». В ней описаны принципы работы с организационно-распорядительными документами, начиная с правильности их оформления, регистрации, хранения и заканчивая лингвистической грамотностью.
Эти азы должен знать и использовать в работе каждый, кто имеет дело с документами. Все ли лица, ответственные за делопроизводство в подразделениях, их соблюдают? Ответ на этот вопрос можно получить в ходе выездной проверки, которую периодически проводит Жанна Павлова. Последний раз такая проверка проходила в апреле, в результате были отмечены два лучших в своей сфере работника – секретарь ВОЦа Ирина Ведянина и секретарь шахты «Естюнинская» Наталья Карманова.
– Непрофессионалы у нас не работают – говорит Жанна Павлова, – В ОДО подобрался замечательный коллектив, все универсальны и взаимозаменяемы. Я в них уверена – они никогда не подведут. Поздравляю девушек с 10-летием отдела документационного обеспечения. Спасибо за работу! Вы – умницы и красавицы!
Елена Пешкова.
Фото автора.
Comments by ВГ