В конце 2023 года генеральным директором был подписан приказ об утверждении номенклатуры дел на 2024 год. Этому важному событию предшествовала серьезная объемная работа, в которую были вовлечены все подразделения предприятия.

А возглавила этот ежегодный процесс главный специалист по документоведению и архивной работе отдела документационного обеспечения Ольга Зорина, человек с профильным образованием и, что не менее важно, огромным желанием работать именно на этом месте.

Здесь все по-старому

Она была принята в ОДО в июне 2023 года, однако свою причастность к судьбе комбината ощущает довольно давно – с тех пор, как впервые пришла работать на ВГОК четверть века назад.

– Это было в 1998 году – в то время в здании, где сейчас находится архив, размещалось шахтостроительное управление. И я пять лет была в ШСУ сначала секретарем, потом занималась кадровым, табельным и персонифицированным учетом, – рассказывает Ольга Зорина. – Затем мне пришлось надолго покинуть ВГОК – уйти в другую сферу. И вот в прошлом году, после двадцатилетнего перерыва мне повезло вновь устроиться на комбинат, в архив. Для меня это было приятное событие – я вернулась на родное предприятие, в то же самое здание. За двадцать лет здесь практически ничего не изменилось. Даже китайская роза, стоявшая некогда в приемной ШСУ, дожила до наших дней. Боюсь, она старше меня, – смеется Ольга.

Почти как в музее

После расформирования ШСУ часть помещений общей площадью почти 400 квадратных метров была отдана под архивохранилище. Руководством были приняты меры, чтобы все здесь соответствовало установленным правилам: пространство грамотно организовано для хранения документов, оснащено стеллажами и искусственным освещением, вентиляцией и пожарной сигнализацией, строго ведется журнал учета температуры и влажности.

По словам Ольги Зориной, в архиве собраны документы за последние сто лет.

– Согласно новым федеральным требованиям, мы обязаны хранить документы по личному составу пятьдесят лет – на двадцать пять лет меньше, чем раньше, – говорит Ольга Геннадьевна. – Однако фактически у нас в фонде встречаются личные дела работников и другие документы вдвое старше – почти вековой давности! Есть даже дореволюционные свидетельства о рождении, написанные старославянской кириллицей, каллиграфическим почерком. Даже если по закону мы имеем право утилизировать устаревшие документы, рука не поднимется это сделать, ведь они уже словно музейные экспонаты. В целом в архивохранилище размещены порядка 6 600 дел по личному составу, не считая лицевых счетов, а всего хранятся более 10 000 дел.

Порой архивная работа документоведа ничем не отличается от работы научного сотрудника в музее: его задача – вести учет и обеспечить хранение оригиналов документов. Многие из них настолько стары, что прикасаться к папкам с ними страшно – того и гляди рассыплются в пыль.

Профессии вековой давности

Впрочем, столетние экземпляры документов – это единичные случаи, официально же, согласно паспорту архива, он ведется, начиная с 1929 года. Сохранилось очень много документов военных лет, причем не только личные дела, но и списки репатриированных работников, сведения о мобилизованных из союзных республик, документы о военнопленных, работавших в цехах Высокогорского железного рудника, и множество не менее интересных документов. Здесь хранятся лицевые счета, личные дела, организационно-распорядительные документы, штатные расписания.

– До меня здесь работали Наталья Ефимова и Екатерина Смолина, именно они вдохнули жизнь в архив, переданный ОДО в 2015 году и находившийся на тот момент в плачевном состоянии. Они организовали и систематизировали его работу, – продолжает Ольга Зорина. – Однако до соответствия всем современным требованиям довести мне предстоит еще очень многое. Самое захватывающее в моей работе – это документы, касающиеся людей. Пока занимаешься оформлением или поиском личных дел, то и дело увлекаешься чтением старых бумаг. В них все необычно – от почерка, тщательно выведенных перьевой ручкой букв, до диковинных названий профессий. Словно открываешь дверь в прошлое, в котором «живут» личные дела давно ушедших шорников и гонщиков – эти профессии сейчас звучат экзотично, а когда-то за этими названиями стоял тяжелый труд высокогорцев.

Но зачитываться историческими документами долго нельзя: в архиве ежедневно кипит работа, идет упорядочение лицевых счетов, разбираются и описываются документы, начиная с 1930-х годов, создается электронный справочный аппарат. Помимо систематизации огромной базы документов, Ольге Геннадьевне параллельно приходится заниматься изучением действующего законодательства в сфере делопроизводства, чтобы держать вектор развития архива в требуемом направлении.

– Есть федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации», Правила организации хранения архивных документов, изданные Росархивом, есть ГОСТ – система стандартов по информации, библиотечному, издательскому делу, делопроизводству и архивному делу, есть множество других нормативных актов, которым обязан следовать работник архива, – рассказывает Ольга Геннадьевна. – Даже опытный делопроизводитель должен продолжать учиться всю жизнь. Одна из важнейших составляющих моей работы – это номенклатура дел и описи дел, законченных делопроизводством. Подключаю все подразделения комбината. И хочу с удовольствием сказать, что все руководители и ответственные за документооборот лица в подразделениях очень отзывчивые, работать с ними комфортно. Документы постоянного и временного хранения поступают от них регулярно: в среднем за год прибавляется около двухсот новых экземпляров. Их нужно оформить согласно архивному законодательству. В одной из комнат хранилища установлено все необходимое оборудование – сверлильный станок для прошивки документов, брошюратор, термопереплетчик и даже, на всякий случай, дрель.

– Сегодня архив остро нуждается в архивных папках разного формата для формирования дел, – продолжает Ольга Зорина. – В связи с консервацией шахты «Магнетитовая» передо мной поставлена задача забрать из подразделения большое количество документов, в том числе табели с 1984 по 2020 годы, расчетные ведомости, распоряжения по личному составу. Все это необходимо хранить в соответствии с установленными сроками, соблюдая нормы и требования. Очень надеюсь, что руководство услышит меня, пойдет навстречу и выделит средства на приобретение специальных архивных папок нужного формата на эти цели.

Прикоснуться к прошлому

Но и на этом работа главного специалиста по документоведению и архивной работе ОДО не заканчивается – есть еще и обязанности по ведению электронной базы документов.

– Я веду отчетность в программе «Контур.Экстерн», – рассказывает моя собеседница. – Благодаря специалистам ДИТ я быстро убедилась, что она проста в освоении и существенно облегчает мне работу. С помощью программы удобно получать запросы из различных инстанций. В основном запрашивают справки о заработной плате и стаже работы.

Глядя на то, с каким увлечением Ольга Геннадьевна рассказывает о своей работе, невольно заряжаешься ее позитивом. Ощущение, что ты и вправду находишься в музее и можешь прикоснуться к вековому прошлому комбината, однако этот «музей» не ветхий и забытый, а актуальный, соответствующий современным тенденциям.

По словам Ольги Геннадьевны, запросы в архив поступают регулярно, были среди них и из-за границы от родственников, справлявшихся о личном деле одного из высокогорцев, и от тагильчан, просивших копию старинной личной карточки для составления родословной. Скорее всего, рано или поздно, каждому из нас придется обратиться к Ольге Зориной за помощью в поиске архивных документов. Для этой процедуры разработан особый регламент, форму для запроса можно получить в бюро по обработке корреспонденции ОДО.

Постоянное саморазвитие

– Есть много планов по организации дальнейшей работы архива, – продолжает Ольга Зорина. – Это систематизация огромного массива лицевых счетов, обеспечение сохранности и изучение документов 30-60-х годов прошлого века, это полный учет абсолютно всех имеющихся документов, создание современного электронного справочного аппарата.

Несколько лет назад руководство приглашало на ВГОК специалистов отдела по делам архивов администрации города, которые оценили условия хранения фондов и составили для нас рекомендации. Отдел документационного обеспечения старается учесть их в своей работе. Сегодня это зона ответственности Ольги Зориной.

– Когда Екатерина Смолина переводилась в другой отдел, мы переживали, сможем ли в сжатые сроки найти равного ей специалиста на смену, – говорит начальник отдела документационного обеспечения Жанна Павлова. – Нам повезло: отдел подбора и подготовки персонала оперативно нашел нам такого человека. Ольга Геннадьевна оказалась не только профессионалом с опытом работы на ВГОКе, но и человеком, личные качества которого идеально соответствуют этой непростой должности. Вижу, что работа приносит ей удовольствие, знаю, что в свободное время она занимается самообразованием, регулярно читает интернет-журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии», на который благодаря решению генерального директора подписан наш отдел.

– Подписка того стоит, – отмечает Ольга Геннадьевна. – В журнале оперативно освещаются все изменения в законодательстве, рассматриваются различные нюансы, анализируются подводные камни в работе с документами. Авторы публикаций – известные эксперты, кандидаты исторических наук, доценты, имеющие колоссальный опыт работы с архивной документацией. Для меня этот журнал – уникальная возможность для самообразования и развития в своей должности.

Ольга Зорина является частью небольшого и дружного коллектива ОДО, но в огромном помещении архива она «царит» в одиночестве. Однако не жалуется: эта работа ей по душе. Говорит, что искренне любит разбирать архивные документы и чувствует себя на своем месте. Она здесь не просто работник, но и настоящая хозяйка, а значит можно не сомневаться, что архив комбината находится в заботливых руках.

Елена Пешкова.

Фото автора.